浅谈档案管理的“细化”和“量化”

档案管理的成效和结果,可以折射出我们管理工作的“标准化”程度。今天，我就运营管理部档案管理现状，谈一下“细化”和“量化”考核在档案管理上的作用。

目前，运营管理部的档案管理工作，经过一段时间的整改，现取得了明显的进步。可以说，达到了我们预期的“标准化”要求，为公司管理工作增添了不少“亮点”。其特点是：第一、各种归档材料分类明了、合情合理，从杂存乱放到归类整齐、取拿方便。第二、入档材料做到“三有”，即有清单、有编号、有盒目录，一目了然查找方便。第三、纸质版和电子版档案并行存储，内容、页号一致，时间在三天之内吻合。第四、档案柜建立“柜目录”，在柜子明显处张贴目录清单，需要查找时，像翻书目录找页数一样方便自如，同时也清楚掌握档案柜里都有哪些存档材料，在丢失和错放时能及时发现和整改。第五、建立“下架”备用查找档案，即“上架”的盒内档案是当年或近三年内可经常查阅的重要材料。比如，离职人员的人事档案可在“下架”处（存放在备用的档案柜内）保存一定年限（可根据材料的有用性、实用性决定保存年限），自定或报公司批准后执行。

从管理部的做法来看，档案管理工作成效显著，但我想，如果将此法纳入到我们的“量化”和“细化”考核中一并去进行管理，那岂不是更好。据我所知，基层的项目部，目前还未配齐专职档案管理人员，基本都是项目部的管理人员兼职做此项工作。因此难免会出现因事务繁忙而错乱存放及无清单、无编号、无盒目录的现象。

项目部有的档案柜杂乱无章，不经常使用的材料也一同塞满了档案盒，查找起来只能乱翻。甚至自己（项目部）都说不清楚到底都有哪些存档材料。在对外服务“窗口”上，还未给人留下印象深刻的闪光点。所以建议如下：

首先，管理部统一制定上下（管理部和项目部）一致的对口档案考核内容，标准要求要与运营管理部一致。第二、管理部人员下项目部检查和考核工作的过程中，要对项目部的档案管理情况一并进行专项检查与考核，并在标准和规范要求上给予指导。第三、根据各项目部实际情况，管理部应考虑配备专职人员做此项工作，如果设兼职岗位，也应对其进行专门培训和指导。第四、项目部主要领导要关注档案管理工作，对照标准检查各种材料的归档情况，发现问题要及时纠正。第五、建立档案管理责任制和档案清单制，规定责任人员岗位职责、岗位范围、工作标准要求等；档案清单内容，要结合本项目部业务范围、管理部的管理要求编制，清单内容增减可根据实际需要而定。

总之，运营“标准化”管理工作，是我们“专业化”团队的一个长项。在档案管理考核上突出“细化”和“量化”，是我们克服短板增固长项的一个措施，更是我们在集运站、装车站和矿山设备管理运营服务方面赢得口碑的一个闪亮“窗口”，因此不能忽视。

公司顾问 王宝林