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默认档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分，是一个企业正常发展不可替代的资产财富。
但不久前，集团公司董事长梁总检查档案工作时，发现档案管理方面存在的一些问题。一是标签编码与台账编码不相符，这样一来大大降低了档案的调取速度以及资料的利用率，同时，台账记录不详细，没有记录类别号和建档时间，且相似资料辨识度不高，文件资料上只写两位或三位流水号进行记录，这样的记录方式在固定的文件盒中看似没有什么问题，可一旦将所要阅取资料取出便无法快速识别该资料在哪一个文件盒内存放；二是没有将档案号规范标记在资料上，只用铅笔简单地进行标记，这样的做法不规范不专业，从表面上看做了标记和标题，但给人第一印象就是工作态度很不端正；三是资料的移交、存档手续不完整，没有档案材料交接签字与时间记录，在工作程序上存在部分缺陷；四是资料移交和审批手续签字不及时，没有及时跟进签字流程等。针对以上问题，梁总亲自指导，并让档案管理人员认真反省自身，分析档案管理工作方面存在的问题，深刻认识到不足之处从而更好地进行整改，同时指派公司顾问王宝林检查指导档案管理工作。
以上问题的发生，究其原因是档案管理规范化工作没有做到位。档案作为一种无形的资产，是企业的宝贵财富，因此规范化、科学化、精细化的档案管理，是企业必须要做好的一项基础性工作。首先为使档案信息资源不流失，公司要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证；其次档案管理员要做好文书处理工作，完善好收集、整理、保管、统计、检索、利用、编制等一系列程序，统一文件的印制规格；同时要做好按类别存档工作，将同类的、具有内在联系的文件材料存放于一个卷内，细化档案编码，做到档案不缺失不杂乱，保证材料调取存档的及时性和准确性，提高档案的利用率，还需重视电子文件、文档一体化工作，提高档案管理的效率和质量。
按照董事长的要求，在公司顾问的具体指导帮助下，档案室人员经过近一周的整改，现已做到：各类档案材料“帐、卡、物”一致，即电子账及时记录，纸质账（月报）同步记录；编号规范对应一目了然；相似文件材料，在电子和纸质账上有日期和内容的区分。所有档案盒的标签字体必须使用标准字体且标有集团公司标志，还要建立和完善档案资料借阅审批签字登记簿，并做好档案防丢失和防盗工作。
档案管理与利用工作是企业管理的重要环节，借此告诫集团公司档案工作者，要以高度的敬业精神、良好的工作态度做好自己的本职工作，使档案工作彻底走出“讲起来重要，做起来次要”的误区，从而更好地为集团公司的生产经营服务。
本报评论员 赵荣
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